Metode pengendalian persediaan

Metode pengendalian persediaan adalah merupakan usaha-usaha yang dilakukan oleh suatu perusahaan termasuk keputusan-keputusan yang diambil sehingga kebutuhan akan bahan untuk keperluan proses produksi dapat terpenuhi secara optimal dengan resiko yang sekecil mungkin. Persediaan yang terlalu besar (over stock) merupakan pemborosan karena menyebabkan terlalu tingginya beban-beban biaya guna penyimpanan dan pemeliharaan selama penyimpanan di gudang. Disamping itu juga persediaan yang terlalu besar berarti terlalu besar juga barang modal yang menganggur dan tidak berputar. Begitu juga sebaliknya kekurangan persediaan (out of stock) dapat menganggu kelancaran proses produksi sehingga ketepatan waktu pengiriman sebagaimana telah ditetapkan oleh pelanggan tidak terpenuhi yang ada sehingga pelanggan lari ke perusahaan lain. Singkatnya pengendalian persediaan merupakan usaha-usaha penyediaan bahan-bahan yang diperlukan untuk proses produksi sehingga dapat berjalan lancar tidak terjadi kekurangan bahan serta dapat diperoleh biaya persediaan yang sekecil-kecilnya.

4.4 Model persediaan Economi Order Quantity (EOQ)

Economic Order Quantity atau EOQ adalah jumlah pemesanan paling ekonomis, yaitu jumlah pembelian barang yang dapat meminimalkan jumlah biaya pemeliharaan barang dari gudang dan biaya pemesanan setiap tahun. Asumsi dasar dalam menerapkan metode EOQ untuk dipenuhi yaitu :

Permintaan dapat ditentukan secara pasti dan konstan, item yang dipesan indenpenden dengan item yang lain, pesanan yang diterima dengan segera dan pasti, tidak terjadi stock out serta harga item konstan. Tujuan dari model ini adalah untuk menentukan nilai Q sehingga meminimalkan total biaya persediaan. Dalam penentuan nilai Q maka Purchasing cost dapat diabaikan karena dianggap konstan. Dimana biaya total persediaan adalah sebagai berikut : Biaya total persediaan = Ordering Cost + Holding Cost+ Purchasing Cost Cara lain untuk memperoleh EOQ dengan pendekatan matematis dikenal dengan istilah cara formula. Dengan metode ini digunakan beberapa notasi atau parameter antara lain: TAC = total biaya persediaan tahunan (total annual inventory cost) TOC = total biaya pesan (total annual inventory cost) TCC = total biaya pesan (total carrying cost) R = jumlah pembelian (permintan ) satu periode C = biaya simpan tahunan (rupiah/unit_ S = biaya setiap kali pemesanan Q = jumlah pemesanan (unit/order) Q* = jumlah pemesanan optimum (EOQ) T = waktu antara satu pesanan dengan lainnya TC = total biaya persediana (rupiah per tahun) Biaya pemesanan per tahun S = frekuensi pesanan x biaya pesanan S = (R/Q) x s ........

Biaya penyimpanan per tahun C = persediaan rata-rata x biaya penyimpanan C = (Q/2)x c ....

Biaya total per tahun TC = (R/Q*)x S+ (Q*/2) x C .

 Keterangan : EOQ terjadi jika biaya pemesanan sama dengan biaya penyimpanan atau TOC = TCC, maka : (R/Q*)S = (Q*/2)C 2RS = CQ*2 Q*2 = (2RS/C) Maka : EOQ = Q* = √ 2RS/C

4.5  Material Requirement Planning (MRP)

 merupakan suatu teknik atau prosedur logis untuk menterjemahkan Jadwal Produksi Induk (JPI) dari barang jadi atau end item menjadi kebutuhan bersih untuk beberapa komponen yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan JPI. MRP ini digunakan untuk menentukan jumlah dari kebutuhan material untuk mendukung Jadwal Produksi Induk dan kapan kebutuhan material tersebut dijadwalkan. (Orlicky,et al., 1994).

      Material Requirement Planning (MRP) merupakan sistem informasi berbasis komputer yang didisain untuk memesan dan menjadwalkan permintaan (raw material, komponen dan sub assemblies) dengan cara yang terkoordinasi.(Oden,et al., 1998)

 Material Requirement Planning (MRP) merupakan aktivitas perencanaan material untuk Seluruh komponen dan raw material (bahan baku) yang dibutuhkan sesuai dengan Jadwal Produksi Induk (JPI) yang sama halnya dengan demand / permintaan per komponen (John A. White, et al., 1987).

Perencanaan MRP ini mencakup semua kebutuhan akan semua komponen MRP yaitu kebutuhan material, dimana terdapat dua fungsi dengan diterapkannya MRP yaitu Pengendalian persediaan dan Penjadualan produksi. Sedangkan tujuan dari MRP itu sendiri adalah untuk menentukan kebutuhan sekaligus untuk mendukung jadwal produksi induk, mengendalikan persediaan, menjadwalkan produksi, menjaga jadwal valid dan up-to date, serta secara khusus berguna dalam lingkungan manufaktur yang kompleks dan tidak pasti.

Ada empat tahap dalam proses perencanaan kebutuhan material, tahapan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Netting (Perhitungan kebutuhan bersih)

Netting adalah proses perhitungan kebutuhan bersih yang besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor denagan keadaan persediaan.

2. Lotting (Penentuan ukuran pemesanan)

Lotting adalah menentukan besarnya pesanan setiap individu berdasarkan pada hasil perhitungan netting.

3. Offsetting (Penetapan besarnya waktu ancang-ancang)

Offsetting bertujuan untuk menentukan saat yang tepat untuk melaksanakan rencana pemesanan dalam memenuhi kebutuhan bersih yang diinginkan lead time.

4. Exploding (Perhitungan selanjutnya untuk level di bawahnya)

Exploding adalah proses perhitungan kebutuhan kotor untuk tingkat level dibawahnya, berdasarkan pada rencana pemesanan.

Dengan MRP ini, kita akan mendapatkan informasi mengenai :
1. Bahan dan komponen apa saja yang akan dipesan serta berapa banyak yang diperlukan.
2. Kapan waktu komponen tersebut akan dipesan.
3. Apakah komponen tersebut pemesanannya dipercepat, diperlambat atau dibatalkan.

Secara garis besar, out put MRP ini dibagi dalam tiga bagian, yaitu :

1. MRP Primary Report (Laporan Utama)

Primary Report atau yang biasa dikenal dengan MRP Report, nerupakan format laporan yang terdiri dari dua bentuk, yaitu format horizontal (dalam harian dan mingguan) dan format vertikal (dengan waktu dalam setiap harinya).

2. Action Report (Laporan Kegiatan)

Output ini biasa disebut dengan MRP Expection Report (laporan pengecualian), perencanaan MRP memfokuskan perhatian langsung terhadap kebutuhan item dan keputusan selama melakukan kegiatannya.

3. MRP Pegging Report (Laporan Penetapan MRP)

Output ini akan menyediakan sumber dari kebutuhan pada level tertinggi selanjutnya dalam Bill of material, seperti tiap pesanan perusahaan yang dikeluarkan dari item pada setiap kebutuhan kotor.

4.6     Just in Time (JIT)

Adalah filosofi manajemen dari pemecahan masalah yang berkelanjutan dan dipaksakan, sehingga pemasok-pemasok dan komponen-komponen ditarik melalui sistem untuk menunjukkan dimana dan kapan mereka dibutuhkan.

JIT memusuhi pemborosan yang tidak memberi nilai tambah produk. JIT juga membeberkan permasalahan dan kemacetan yang disebabkan oleh keragaman (variabilitas). Keragaman ini terjadi karena adanya deviasi dari nilai optimum. JIT juga akan mampu mencapai produksi ramping dengan mengurangi persediaan.

Ada beberapa pemborosan yang dapat terjadi dalam proses produksi yang terdiri dari : kelebihan produksi, menunggu transportasi, proses yang tidak efisien, persediaan, gerakan yang tidak perlu dan produk cacat.

Pengurangan pemborosan karena JIT

No.	Aspek	Pengurangan Pemborosan ( % )
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.	Waktu Pemasangan ( set-up time ) Sisa (sampah) produksi Persediaan barang jadi Ruang Waktu Tunggu (Lead Time) Persediaan barang mentah persediaan barang dalam proses	20 30 30 40 50 50 82

Kontribusi JIT untuk keunggulan bersaing

            Paling tidak terdapat 7 kontribusi JIT untuk memperoleh keunggulan bersaing, yaitu: pemasok, tata letak, persediaan, penjadwalan, pemeliharaan pencegahan, mutu produksi dan pemberdayaan karyawan.

1.            JIT pada pemasok

Dengan semangat JIT, jumlah pemasok sebaiknya sedikit, ada hubungan kedekatan dan pemasok yang senantiasa berbisnis ulang dengan kita. Perlu dilakukan analisis untuk memilih pemasok yang mampu bersaing dengan harga yang bersaing. Penawaran yang bersaing sebagian besar dibatasi kepada pembeli baru. Pembeli mempertahankan integrasi verttikal dari bisnis pemasok. Para pemasok seringkali mendorong untuk menerapkan JIT kepada pemasok-pemasok mereka.

2.            JIT pada Tata Letak

Tujuan JIT adalah mengurangi perpindahan orang maupun perpindahan barang. Hal ini disebabkan bahwa perpindahan merupakan pemborosan. Oleh karena itu, JIT menghendaki sel-sel kerja untuk produk-produk yang sejenis. JIT juga menghendaki mesin-mesin yang dapat dipindahkan dan dapat diubah-ubah, jarak yang dekat, ruang yang sedikit untuk persediaan, dan pengiriman langsung ke tempat kerja.

3.            JIT pada Persediaan

JIT pada persediaan menggunakan sistem tarik (pull system) untuk memindahkan persediaan. JIT akan mengurangi ukuran lot dan mengurangi waktu penyetelan. Perlu juga dikembangkan sistem JIT pada pengiriman dengan pemasok melalui pengiriman langsung kepada titik penggunaan. JIT akan melakukan penjadwalan serta menggunakan grup teknologi.

                                                                                              

4.            JIT pada Penjadwalan

JIT pada penjadwalan dapat ditempuh dengan mengkomunikasikan jadwal tersebut kepada pemasok. Perlu dibuat derajat-derajat penjadwalan. JIT mencari lembaran mana yang dibuat dan lembaran yang dipindahkan. JIT akan menghilangkan pemborosan, memproduksi dalam lot yang kecil, menggunakan Kanban dan membuat masing-masing produksi operasi menjadi bagian yang penting.

5.            JIT pada Pemeliharaan Pencegahan

JIT pada pemeliharaan pencegahan dapat ditempuh dengan pemeliharaan pencegahan yang terjadwal dan rutin harian. Pihak yang melakukan pemeliharaan ini adalah operator. Operator itu harus operator yang mengetahui mesin, agar dalam memeliharanya tidak ada hambatan yang berarti. Pemeliharaan pencegahan ini sangat baik untuk menjaga kualitas produk.

6.            JIT pada Kualitas

JIT pada kualitas adalah diiterapkannya kendali proses secara statistic. Untuk itu, maka pegawai harus diberdayakan, membangun metode-metode yang selamat dari kegagalan (seperti daftar periksa, dan lain-lain) serta menyediakan empan balik yang cepat.

7.            JIT pada Pemberdayaan Karyawan

JIT pada pemberdayaan karyawan adalah dikembangkannya pelatihan-pelatihan. Karena dengan karyawan yang berkembang, maka proses JIT sebenarnya sudah dimulai. Hal ini disebabkan pada prinsipnya, yang mengetahui seluk beluk pekerjaan itu adalah karyawan itu sendiri.

Prinsip kerja JIT

Prinsip kerja JIT dapat dibagi kepada tiga bagian besar yaitu:

   a)          Cost reduction, karena menggunakan prinsip 5S.

   b)          Inventory reduction, karena just in time (yang menggunakan konsep pull system) melawan just in case (yang menggunakan konsep push sistem).

   c)         Quality improvement dimulai dari: Pemberdayaan karyawan kemudian kualitas sebagai paradigma baru setiap orang dan akhirnya pada gugus kendali mutu.

   COST REDUCTION (Pengurangan biaya)

               Suatu konsep manajemen baru yang diambil dari kebiasaan di Jepang dan mampu   menyingkirkan paradigma barat dunia industri manufaktur adalah prinsip 5-S:

Ø  SEIRI-Pemilahan. Diartikan sebagai usaha untuk memilih mana yang perlu dan mana yang tidak serta menghindari berbagai kelebihan.

Ø  SEITON-Pengaturan. Barang atau peralatan diatur sedemikian rupa sehingga memudahkan dalam pemakaian dan pencarian.

Ø  SEISO-Pembersihan. Peralatan dijaga agar selalu dalam keadaan bersih agar mudah dirawatdan dan selalu dalam kondisi bagus pada saat digunakan.

Ø  SEIKETSU-pemeliharaan kebersihan lingkungan. Untuk menjaga kebersihan lingkungan diperlukan prosedur standatd sehingga setiaap orang akan berperilaku sama dalam perawatan kebersihan.

Ø  SHITSUKE-Pelatihan dan disiplin. Untuk menjaga prosedur standard dan kelangsungannya maka pelatihan untuk mengubah dan menjaga perilaku induvidu perlu dilakukan

sumber: http://elninomks.blogspot.com/2013/12/material-requirement-planning-mrp_5594.html

               http://go-phelz.blogspot.com/2011/01/metode-penilaian-persediaan-manajemen.html

               http://tongke1.blogspot.com/2011/02/pengendalian-persediaan.html

4.3 dokumen yang digunakan

1.Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)
Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau jasa.

2. Penawaran Barang (Qutation)
Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.

3. Pemesanan Barang (Purchase Order)
Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli. 

4. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)
Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order, kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas 

5. Faktur Penjualan (Invoice)
Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan. 

sumber: http://mudahbelajargrammar.blogspot.com/2012/11/pengertian-siklus-pengeluaran.html

4.2 sebutkan fungsi bagian yang terkait

1. Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari : 

-  Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut 

-  Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang 

- Memastikan validitas kewajiban pembayaran 

- Menyiapkan pengeluaran kas 

-  Mengelola utang usaha

-  Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum 

-  Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

2.Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran

Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

2. Fungsi pencatatan utang

3. Fungsi keuangan

4. Fungsi akuntansi biaya

5. Fungsi akuntansi umum

6. Fungsi audit intern

7. Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain 

Bagian utang

Bagian kasa

Bagian akuntansi biaya

Bagian akuntansi umum

Bagian audit intern

Bagian kasa

Keterangan :

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.

2. Fungsi pencatatan utama

Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

3. Fungsi keuangan.

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.

4. Fungsi akuntansi biaya

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.

5. Fungsi akuntansi umum

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

6. Fungsi audit intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

Risiko yang terdapat struktur pengendalian intern siklus pengeluaran.

Dalam memahami risiko pengendalian yang timbul dalam transaksi pengeluaran kas harus memperhatikan kemungkinan-kemungkinan salah saji, pengendalian yang dibutuhkan, serta kemungkinan pengujian yang harus dilakukan berikut ini:

a. Terhadap transaksi pembayaran hutang.

Kemungkinan adanya pengeluaran cek untuk pembelian yang tidak disetujui, harus dikendalikan dengan cara penandatanganan cek melakukan penelaahan terhadap kelengkapan pendukung voucher dan persetujuannya. Auditor dapat melakukan pengujian dengan cara observasi apakah penandatanganan cek melakukan pengecekan dengan bebas terhadap dokumen pendukung.

Kemungkinan voucher dibayar dua kali, dikendalikan dengan pemberian cap terhadap voucher dan dokumen pendukungnya bila telah dibayar. Auditor dapat melakukan pengujian apakah semua pembayaran diberi cap.

Check mungkin dibayarkan untuk jumlah yang salah, dikendalikan dengan pengecekkan oleh pihak yang bebas mengenai kesesuaian jumlah dalam check dengan voucher-nya.

Check mungkin dirubah setelah ditandatangani, dikendalikan dengan pengecekan pemberian tanda cek yang dikirim. Auditor dapa melakukan pengujian dengan melakukan wawancara tentang prosedur pengiriman check, dan observasi proses pengiriman check.

b. Terhadap transaksi pengeluaran kas.

Check mungkin tidak dicatat, dikendalikan dengan check yang bemomor urut tercetak. Auditor melakukan pengujian terhadap penggunaan dokumen bemomor urut tercetak.

Kesalahan-kesalahan dalam pencatatan check, dikendalikan dengan pembuatan rekonsiliasi bank secara periodik oleh pihak yang bebas. Auditor dapat melakukan pengujian terhadap bank rekonsiliasi.

Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang dilakukan dengan memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam pengecekan

sumber: - http://ilfen.blogspot.com/2012/11/makalah-siklus-pengeluaran.html