Pengertia S,P,I & elemen (Sistem Pengendalian Internal)

Pengertian SPI

Sistem pengendalian intern merupakan suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan.

   Tujuan SPI

Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern:

1.    Menjaga kekayaan organisasi.

2.    Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi.

3.    Mendorong efisiensi.

4.    Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.

   Jenis SPI

Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu:

1. Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls)

Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannya adalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh : adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi.

2. Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls).

Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakkan manajemen.(dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi) Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudian diambil tindakan.

   Peran Penting SPI

1.    Membantu manajemen dalam mengendalikan dan memastikan keberhasilan kegiatan organisasi.

2.    Menciptakan pengawasan melekat, menutupi nkelemahan dan keterbatasan personel, serta mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan.

3.    Membantu auditor dalam menentukan ukuran sampel dan pendekatan audit yang akan diterapkan.

4.    Membantu auditor dalam memastikan efektifitas

5.    audit, dengan keterbatasan waktu dan biaya audit

   Keterbatasan SPI

1.    Kekeliruan pengoperasian sistem (mistake in judgement) karena terbatasnya informasi dan waktu, karena tekanan lingkungan, atau karena terbatasnya kemampuan, meskipun SPI sudah dilengkapi dengan pedoman penyelesaian masalah.

2.    Pelanggaran sistem (breakdowns), baik disengaja atau tidak, misalnya karena kesalahan interpretasi,kecerobohan, gangguan lingkungan, perubahan personalia, atau perubahan sistem dan prosedur.

3.    Kolusi, atau kerjasama negatif sekelompok orang.

4.    Pelanggaran dengan sengaja oleh manajemen (management override)

5.    Dilema biaya-manfaat (costs versus benefits)

  Penanggungjawab SPI

1. COSO (committee of sponsoring organizations), suatu organisasi yang anggotannya terdiri dari AAA (the American Accounting Association), AICPA, IIA (the Institute of Internal Auditors), IMA (the Institute of Management Accountants), dan FEI (the Financial Executive Institute), menyatakan bahwa setiap personel dalam suatu organisasi memiliki tanggungjawab dan merupakan bagian dari struktur pengendalian interen organisasi.

2. Fihak eksteren, seperti auditor independent serta lembaga otoritas yang lain, dimungkinkan untuk memberikan kontribusi dalam perancangan struktur pengendalian interen, tetapi mereka tidak bertanggungjawab terhadap efektifitas SPI dan bukan bagian dari SPI

3. Kelompok berperan besar:

a. Manajemen,

b. Dewan komisaris dan komite audit,

c. Auditor interen,

d. Personel lain dalam organisasi,

e. Auditor independen,

f. Fihak luar lain, seperti lembaga-lembaga otoritas yang memiliki kewenangan untuk mengatur jalannya organisasi

    Lingkungan Pengendalian

Adalah kondisi lingkungan organisasi yang sehat untuk mendukung penerapan SPI, yang komponennya terdiri dari:

1.    Integritas dan nilai-nilai etika yang tertanam dalam budaya organisasi,

2.    Komitmen terhadap kompetensi,

3.    Peran dan pengaruh dewan komisaris serta komite audit,

4.    Filosofi manajemen dan gaya operasi organisasi,

5.    Struktur organisasi yang mampu memberikan kejelasan wewenang dan tanggung jawab dengan baik,

6.    Budaya dan aturan yang sehat dalam mekanisme penetapan otoritas dan tanggungjawab,

7.    Kebijakan dan praktik yang sehat di bidang sumber daya manusia.

8.    Pengaruh faktor-faktor eksteren organisasi

    Prosedur Pemahaman SPI

Pemahaman SPI mencakup:

1.    Memahami lingkungan pengendalian.

2.    Memahami disain kebijakan dan prosedur masing-masing komponen SPI

3.    Mengevaluasi penerapan nkebijakan dan prosedur.

Pemahaman dilakukan dengan cara:

1.     Review pengalaman dengan klien dalam penugasan audit sebelumnya.

2.    Wawancara dengan manajemen, staff, serta personel pelaksana.

3.    Inspeksi dokumen dan catatan.

4.    Observasi aktivitas dan operasi perusahaan.

   Elemen SPI

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian

2. Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi tidak hanya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan saja, tetapi juga menghasilkan pengendalian manajemen.

3. Prosedur Pengendalian

Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendali-an manajemen dapat tercapai.

Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari:

a. Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.

b. Pembagian tugas.

Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.

c. Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.

Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)

d. Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.

Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadi-nya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.

e. Pengecekan independen terhadap kinerja.

Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.





Refrensi:
http://kurniawanbudi04.wordpress.com/2013/01/14/pemahaman-spi-sistem-pengendalian-intern/